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20.02.2017
Wissen, Lösungen

Mit System und Struktur: Cash statt Crash

Quelle: Prym

„Cash.“ Die Antwort von Andreas Gertzobe auf die Frage, welchen Nutzen sein Unternehmen aus Factoring zieht, kommt schnell und klingt einfach. Schließlich ist der Haupteffekt des Forderungsverkaufs an eine Factoringgesellschaft die direkte Liquidität. Im Gespräch in der Zentrale der Prym Group in Stolberg mit dem Leiter des Konzernrechnungswesens/Treasury und dem CFO Stefan Hansen kristallisieren sich aber auch die Zusatzeffekte eines Instrumentes heraus, das immer mehr Unternehmen in der Finanzierung einsetzen. „Die Systematik des Factorings schafft Transparenz im eigenen System und schärft das Bewusstsein für die Notwendigkeit, Zahlungsziele und Zahlungseingänge aktiv zu steuern“, erklärt Stefan Hansen. „Auch mit Hilfe von Coface haben wir unser System professionalisiert.“

 

Einfach einkaufen und dann läuft alles von selbst: Das funktioniert weder bei den komplexen Maschinen, die die Prym-Mitarbeiter zur Herstellung der vielfältigen Produkte verwenden: Näh- und Handarbeitsartikel, modische Accessoires, Bekleidungsverschlüsse oder auch Kontaktelemente für die Automobil- und Elektro-Industrie. Noch läuft bei der Implementierung oder Weiterentwicklung eines Debitorenmanagementsystems alles allein über die Technik. „Man muss das System verstehen und mit den eigenen Prozessen in Einklang bringen. Das heißt auch, diese Prozesse zu hinterfragen und nötigenfalls neu zu gestalten“, sagt Andreas Gertzobe. „Dann lässt sich der größtmögliche Nutzen erzielen.“

 

Das erste Ziel bei Prym war klar. „Wir waren in einer Restrukturierungsphase und hatten Finanzierungsbedarf“, erklärt Stefan Hansen. Eine  solche Situation mit dem Ziel des schnellen Turnarounds verleitet unter Umständen dazu, auch nur kurzfristig zu denken. Das Management von Prym nutzte dagegen die Gelegenheit, gleich die Weichen für eine mittelfristige Entwicklung zu stellen. Ablösung von externen Consultants durch Inhouse-Experten, Reorganisation, Gruppenfinanzierung statt bilaterale Linien für die Einzelgesellschaften, Gesamtpaket mit Coface als Partner für die Forderungen statt einzelne Elemente bei verschiedenen Anbietern, Aufsetzen der notwendigen IT, Neustrukturierung des Risikomanagements mit festen Strukturen und Prozessen, Verzahnung mit dem Vertrieb, zentrale Buchhaltung für die Einheiten, Erarbeiten von Gruppenrichtlinien und Professionalisierung des Compliance-Systems.

 

„Das ging natürlich nicht alles auf einmal“, erklärt Stefan Hansen. „Das ist ein Prozess, in dem das Ziel klar sein muss und in dem Prioritäten gesetzt werden.“ Und in dem die so genannten Quick-Wins wichtig sind. Bei Prym waren das Cash und Liquidität. Und dafür wurde Factoring als das passende Finanzierungsmodell gewählt. „Die erste Auszahlung war im September 2010“, weiß Anne-Katrin Schulte, die für Prym zuständige Senior Account Managerin der Coface Finanz GmbH. Etwa zeitgleich wechselte Prym auch in der Kreditversicherung zu Coface. Das ergab deutliche Synergieeffekte in den Prozessen.

 

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Anne Katrin Schulte erklärt den Ablauf des Factoringverfahrens: Der Datentransfer erfolgt über eine Schnittstelle zwischen dem Coface-System und dem System des Kunden. Die Buchhaltung des Kunden schickt in vereinbarten Abständen die Rechnungen. Vereinbart ist hier zwar wöchentlich, Prym macht das aber bewusst täglich. Im Coface-System werden die Daten verarbeitet und die Auszahlungen vorbereitet. Nach der Auszahlung erhält der Kunde einen Report, so dass immer beiden Seiten klar ist, welcher Betrag wird angewiesen , wie hoch die Inanspruchnahme ist, wie die offenen Posten verbucht wurden, wie hoch der Forderungsbestand insgesamt ist und so weiter. „Das ganze Verfahren ist sehr transparent“, erklärt die Senior Account Managerin.“ Das ist wichtig für den Kunden, für uns oder auch für die Wirtschaftsprüfer.“

 

Die Forderung ist verkauft, das Geld ist da: Cash! Und fertig? Wenn man will, ja. Unternehmen aber, die Factoring nicht nur der direkten Finanzierungsfunktion wegen nutzen, sondern aktiv ins Risikomanagement einbauen, generieren weitere Vorteile. Neben einer verbesserten Position gegenüber anderen Kreditgebern oder Lieferanten sind es interne Effekte, die das Unternehmen insgesamt stärken. „Mit Coface haben wir unser Risikomanagement aufgebaut und strukturiert“, sagt Stefan Hansen. Es gibt feste Strukturen und Prozesse mit einem straffen Mahnwesen. Überfällige Zahlungen werden zum Inkasso abgegeben. Die Verantwortlichkeiten sind klar definiert. Auch für den Vertrieb. „Wir fragen für jeden potentiellen Neukunden ein Limit bei Coface an“, erklärt Andreas Gertzobe. Der Abschluss mit dem Kunden und die Auslieferung der Ware erfolgt in der Regel im Rahmen dieses Limits. Natürlich besteht die Möglichkeit, davon abzuweichen. Aus dem Bauch heraus passiert das aber nicht. „Bei solchen Einzelentscheidungen sprechen wir vorher mit Coface über die Limite“, sagt der Leiter des Konzernrechnungswesens und Treasury. „So schafft die Systematik auch Bewusstsein für das Risiko.“

 

Coface Finanz kauft inländische und internationale Forderungen der Prym Group. „Im Prinzip sind das alle Forderungen weltweit, es sei denn, die Risikoprüfung zeigt Probleme auf“, erklärt Anne-Katrin Schulte. Dass Coface Finanz auch Forderungen an Abnehmer in exotischen Ländern übernehmen kann, liegt an dem weltweiten Netzwerk der Coface. „Im Grunde können wir Forderungen aus Ländern kaufen, für die wir auch Kreditversicherungsschutz einräumen.“ Das sind über 200. In diesem Jahr wurde für Prym übrigens Rumänien angebunden. Für ein international tätiges Unternehmen wie die Prym Group mit ihren Segmenten Prym Consumer, Prym Fashion, Prym Intimates und INOVAN sowie Standorten in Europa, Amerika, Asien und Afrika ist die Internationalität des Risikopartners Voraussetzung und Vorteil zugleich.

 

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