Im gegenwärtigen Wirtschaftsklima kann schon eine einzige unbezahlte Rechnung zu Verzögerungen im Geschäftsablauf führen, Ihren Cashflow stark beeinträchtigen und sogar die Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Für Unternehmen ist Inkasso daher ein strategischer Hebel, um sich vor Zahlungsverzug und Insolvenz zu schützen. Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie Ihre Forderungen effektiv verwalten können, bevor sie uneinbringlich werden.
Längere Zahlungsfristen, häufigere Verzögerungen und eine wachsende Anzahl von unbezahlten Rechnungen sowie zunehmende Rechnungsbeträge – im Jahr 2025 ist die Gewährung von Zahlungszielen in den meisten Ländern der Welt nach wie vor gängige Praxis. Und das aus gutem Grund: B2B-Kredite sind die wichtigste Finanzierungsquelle für den Handel. Aber: Heute sind 85% der Unternehmen mit unbezahlten Rechnungen konfrontiert, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Zahlungsausfälle sind für 25% der Unternehmensinsolvenzen verantwortlich und können erhebliche Auswirkungen auf Ihren Cashflow, Ihre Ergebnisse und Ihre Geschäftsentwicklung haben. All diese Faktoren machen Inkasso zu einem strategischen Instrument zum Schutz Ihres Unternehmens.
Zahlungserinnerungen automatisieren
Dies ist eine der einfachsten (und kostengünstigsten) Maßnahmen, die auf allen Ebenen Ihrer Organisation schnell umgesetzt werden kann. Es ist ganz einfach: Machen Sie es sich zur Gewohnheit. Bevor eine Rechnung fällig wird, schicken Sie Ihrem Kunden eine Erinnerung per E-Mail oder rufen ihn an. Manchmal reicht eine einzige Mahnung aus, um die Zahlung zu veranlassen.
Diese Kontaktaufnahme ist auch eine Möglichkeit, eine Beziehung zum Käufer aufzubauen und etwaige Versäumnisse seinerseits zu vermeiden. Ein regelmäßiges Follow-up erinnert Ihre Kunden an deren Verpflichtungen und gewährleistet transparente Kommunikation
betont Joanne Jarre, Inkasso-Managerin bei Coface Frankreich.
Diese Folgemaßnahmen sind aus zwei Gründen besonders wichtig:
- Um die Situation des Schuldners besser zu verstehen: Wenn ein Schuldner um einen Zahlungsaufschub bittet, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass er sich in finanziellen Schwierigkeiten befindet, und Sie dazu veranlassen, bei der Eintreibung von Forderungen und der Zahlungsüberwachung proaktiver vorzugehen.
- Bestimmte Streitigkeiten oder Störfaktoren identifizieren: Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, diese vor der Prozessphase schnell zu lösen und die Bezahlung der Schulden so schnell wie möglich sicherzustellen.
Proaktives Management und schnelle Reaktionsfähigkeit
Auch in der Phase der gütlichen Einigung sind schnelles Handeln und eine schnelle Reaktionsfähigkeit der Schlüssel zum erfolgreichen Forderungseinzug. Weil jeder Tag zählt, gibt es keinen Grund zu warten: Sobald eine Rechnung fällig ist, empfiehlt es sich, ein Inkassoverfahren einzuleiten.
Vermeiden Sie es, sich ausschließlich auf das Vertrauensverhältnis zwischen Käufer und Lieferant zu verlassen, da dies zu noch längeren Zahlungsverzögerungen führen kann. Ohne die Handelspartnerschaft zu gefährden, gilt es, in dieser Frage besonders aufmerksam zu sein und unbezahlte Rechnungen und Zahlungsausfälle so weit wie möglich zu antizipieren
rät Joanne Jarre.
Behalten Sie Ihre Schuldner genau im Auge
Nur weil Ihr Kunde Ihnen seit Monaten oder gar Jahren eine Rechnung schuldig ist, heißt das nicht, dass er nicht in der Lage sein wird, Sie in ein paar Tagen zu bezahlen. Bleiben Sie in regelmäßigem Kontakt mit ihm – in einem angemessenen, aber konstanten Rhythmus. Rufen Sie Ihre Schuldner an, um sich über die Entwicklung ihrer Situation und die Begleichung ihrer Schulden zu informieren. Seien Sie verständnisvoll, aber halten Sie an Ihren Erwartungen fest.
Der Schuldner verfügt vielleicht im Moment nicht über den erforderlichen Cashflow, aber er kann durchaus innerhalb derselben Woche Zahlungen erhalten, die es ihm ermöglichen, seine ausstehenden Schulden zu begleichen. Das Ziel besteht darin, der erste Gläubiger zu sein, der vom Schuldner eine Zahlung erhält, sobald die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen, und so im Bild zu bleiben
sagt Joanne Jarre.
Interne Unterstützung & Zahlungsvereinbarungen: Konzentrieren Sie sich auf Lösungen!
In dieser einvernehmlichen Phase können Sie innerhalb Ihres Unternehmens Unterstützung suchen, z. B. durch Einschaltung des für Ihren Schuldners zuständigen Vertriebsmitarbeiters, um eine weitere Ausdehnung der Schulden zu vermeiden.
Dies kann hilfreich sein, da der Vertriebsmitarbeiter möglicherweise einen anderen Einblick in das Kundenunternehmen und seine aktuellen Prioritäten hat und Ihnen daher helfen kann, die richtigen Ansprechpartner für die Lieferantenzahlungen zu finden.
erklärt Joanne Jarre.
Alternativ können Sie auch andere Verhandlungsmittel in Betracht ziehen:
- Neuer Auftrag vs. alte Schuld: Nutzen Sie neue Aufträge Ihres Schuldners, um die Zahlung einer alten Schuld sicherzustellen.
- Zahlungsvereinbarungen: Bieten Sie Ihrem Schuldner eine Vereinbarung und einen Zahlungsplan an, um eine gütliche Lösung zu finden und die Zahlung sicherzustellen.
Keine Angst vor Bürokratie
Oft übersehen, aber dennoch entscheidend, ist die Dokumentation der mühsamste und zeitaufwändigste Teil für die Entscheidungsträger. Zumal es bei einem (richtigen) Inkassofall nicht nur um Rechnungen geht. Lieferscheine, Nachweise über erbrachte Leistungen: Jedes erfolgreiche Inkasso beruht auf einer sorgfältigen Dokumentation.
Diese Elemente sind äußerst wichtig, um die Gültigkeit der Forderung zu beweisen und eventuellen Streitigkeiten über die vom Schuldner erbrachte Leistung zuvorzukommen. Längerfristig und im Falle eines gerichtlichen Inkassoverfahrens ist es sehr viel wahrscheinlicher, dass ein gut dokumentiertes Dossier dazu führt, dass das Urteil schneller vollstreckt wird.
betont Joanne Jarre.
Alles richtig machen: förmlich vorgehen
Reagiert er nicht auf Ihre freundlichen Bemühungen, nehmen Sie einen förmlichen Ton gegenüber Ihrem Schuldner an. Erklären Sie, dass Sie beabsichtigen, rechtliche Schritte einzuleiten (vorzugsweise per Einschreiben mit Rückschein), falls die Rechnungen nicht innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt werden, und dass Sie Säumniszuschläge erheben werden.
Direkt an Ihre Kunden gerichtete Schreiben, wie z. B. ein Mahnschreiben, haben einen erheblichen Einfluss auf den Ausgang des Inkassoverfahrens. Diese offiziellen Dokumente erinnern Ihren Kunden an seine Verpflichtungen und an Ihre Bereitschaft, im Falle der Nichtzahlung rechtliche Schritte einzuleiten. Wenn Sie noch immer keine Zahlung für Ihre Rechnung erhalten haben, stehen Ihnen andere Möglichkeiten zur Verfügung, wie z. B. ein vorgerichtlicher Mahnbescheid, ein Zahlungsbefehl, ein Mahnverfahren oder ein Zahlungsbefehl, die im Allgemeinen effektiv sind.
Es ist wichtig, dass jeder Kontakt mit dem Schuldner schriftlich festgehalten wird. Im Handelsrecht kann der Nachweis auf jede Art und Weise erbracht werden: Sogar eine E-Mail kann in einem gerichtlichen Inkassofall akzeptiert werden.
sagt Joanne Jarre.
Der ultimative Tipp: Vertrauen Sie Ihre ausstehenden Forderungen einem Experten an
Wie Sie sehen, ist internes Inkasso mühsam, zeitaufwändig und erfordert eine Vielzahl von Verfahren und Besonderheiten, die es zu beherrschen gilt ... ohne Erfolgsgarantie. Und je älter die Forderung ist, desto geringer sind die Chancen, sie beizutreiben.
Als weltweit führendes Unternehmen im Bereich des Risikomanagements verbessern unsere Inkassodienstleistungen Ihre Chancen auf Zahlungen erheblich. Unsere 200 lokalen Experten und 250 juristischen Partner treiben Ihre unbezahlten Forderungen in 190 Ländern ein, wobei sie dank ihrer profunden Kenntnisse der lokalen Märkte, der Gesetzgebung und des Zahlungsverhaltens einvernehmliche Lösungen bevorzugen. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass Sie die Beziehung zu Ihrem Kunden aufrechterhalten und bei diesem Service nur für die eingezogenen Forderungen zahlen!
