Das Eintreiben offener Rechnungen ist für Unternehmen jeder Größe eine Herausforderung – und wird oft vernachlässigt. Für Kleinstunternehmen (VSEs) und kleine sowie mittlere Unternehmen (KMU) ist Inkasso jedoch besonders wichtig. Sie sind stärker von Zahlungsausfällen betroffen und verfügen meist nicht über genug finanzielle oder personelle Reserven, um solche Ausfälle so leicht zu verkraften wie große Firmen.
Lieferantenkredite sind eine wichtige Finanzierungsquelle für die Wirtschaft. Sie fördern den Handel zwischen Firmen – bringen aber auch das Risiko mit sich, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Kleinstunternehmen (VSEs) gewähren ihren Geschäftspartnern oft Zahlungsfristen, ohne sich der möglichen Folgen bewusst zu sein. Das kann zu Liquiditätsproblemen führen und die finanzielle Stabilität gefährden.
Zahlungsverhalten: Weltweite Verschlechterung setzt Unternehmen unter Druck
In der heutigen Wirtschaftslage stellen verspätete Zahlungen eine ernsthafte Bedrohung für viele Unternehmen im internationalen Handel dar – weltweit verschlechtert sich das Zahlungsverhalten. In großen Volkswirtschaften sind verspätete Zahlungen inzwischen die Regel: Frankreich (85 %), Deutschland (81%), Polen (60,1 %), China (65 %), Lateinamerika (51 %) und Asien (49 %). Die durchschnittlichen Zahlungsfristen steigen: über 50 Tage in Frankreich und Lateinamerika, 31,8 Tage in Deutschland, 46,2 Tage in Polen – und sogar 76 Tage in China.
Diese Entwicklung zeigt sich auch in der Zunahme von Unternehmensinsolvenzen. Die Zahlen liegen deutlich über dem Niveau vor der Pandemie: 66.500 Insolvenzen in Frankreich (2024, +15 %), fast 22.000 in Deutschland (+18 %), rund 18.900 in den USA (+18 %) und 30.680 in Mittel- und Osteuropa (+3 %). Besonders betroffen sind Kleinstunternehmen und KMU mit einem Umsatz unter 250.000 €. Die Ursache ist oft dieselbe: fehlende Liquidität, unbezahlte Rechnungen – und am Ende die finanzielle Strangulation.
Zahlungsausfallsrisiko: Kleinst- und Kleinunternehmen besonders gefährdet
Kleinstunternehmen (VSEs) und kleine sowie mittlere Unternehmen (KMU) sind strukturell anfälliger für wirtschaftliche Turbulenzen. Obwohl sie traditionell eher zurückhaltend mit Zahlungszielen umgehen, gewähren heute viele von ihnen ihren Kunden Zahlungsfristen. Leider zeigt sich: Je kleiner das Unternehmen, desto länger die Verzögerung bei Zahlungen. Im Durchschnitt erleben KMU Zahlungsverspätungen von unter einem Monat, Kleinstunternehmen sogar von 30 Tagen oder mehr – im Vergleich zu 15 bis 30 Tagen bei größeren Firmen und Konzernen. Die Mehrheit der VSEs berichtet von längeren Zahlungsfristen, während dies bei großen Unternehmen nur etwa die Hälfte betrifft. Die Hauptursache für verspätete Zahlungen sehen die meisten in den finanziellen Schwierigkeiten ihrer Kunden – weit vor organisatorischen Problemen oder schlechtem Liquiditätsmanagement. Trotzdem greifen nur wenige VSEs und KMU zum Inkasso, da der Prozess als kompliziert, zeitaufwendig und teuer gilt – und oft ohne Erfolgsgarantie!
Das Management offener Forderungen ist für Kleinst- und Kleinunternehmen von zentraler Bedeutung. Sie sind nicht nur besonders anfällig für Zahlungsausfälle und Insolvenzen, sondern spüren auch die finanziellen Auswirkungen eines einzelnen Forderungsverlusts besonders stark. Schon ein unbezahlter Betrag kann die Liquidität erheblich belasten – und im schlimmsten Fall sogar die Existenz des Unternehmens gefährden!
Rachid Aoulad Hadj, Debt Collection Sales Director - Coface Western Europe und Africa.
Ein viel größerer Schock für Kleinst- und Kleinunternehmen
Im Alltag von Kleinstunternehmen (VSEs) und kleinen sowie mittleren Unternehmen (KMU) zählt jeder Euro. Der „Schock“ durch Zahlungsausfälle ist für sie deutlich größer als für große Unternehmen. Während Konzerne über finanzielle Puffer verfügen, sind die Reserven kleinerer Firmen begrenzt. Unbezahlte Rechnungen drücken schnell auf die Liquidität und können rasch zu einer finanziellen Krise führen – besonders in Zeiten hoher Kosten und schwacher Nachfrage, in denen sich die Finanzlage vieler VSEs und KMU ohnehin verschlechtert hat.
Viele dieser Unternehmen leben von laufenden Zahlungseingängen, um ihre Betriebskosten zu decken – etwa Löhne, Sozialabgaben, Miete oder Lieferantenrechnungen. Dieses „Just-in-Time“-Prinzip führt zu ständiger Unsicherheit. Jede unbezahlte Rechnung löst eine Kettenreaktion aus: Neben finanziellen Engpässen entstehen zusätzliche Kosten und Finanzierungslasten. Das erschwert es kleinen Unternehmen, ihre Liquidität zu sichern und nachhaltig zu wachsen.
Inkasso: besondere Herausforderungen für Kleinst- und Kleinunternehmen
In der Regel verfügen Kleinstunternehmen (VSEs) und kleine sowie mittlere Unternehmen (KMU) über keine eigenen Inkasso-Teams. Und selbst wenn das Forderungsmanagement intern abgedeckt wird, gleicht es oft einem Hindernislauf: fehlendes juristisches Know-how, Unsicherheit über die nötigen Schritte, komplexe Verfahren und lokale Besonderheiten – all das erschwert den Prozess erheblich.
Hinzu kommt: Viele VSEs und KMU haben kaum oder gar keine technischen Hilfsmittel, weder für das Mahnwesen noch zur Absicherung von Zahlungsausfällen (z. B. Kreditversicherungen, Wirtschaftsinformationsdienste oder Inkassodienstleister).
Ein weiterer Stolperstein ist die Angst, die Kundenbeziehung zu belasten. Denn häufig ist die Geschäftsführung selbst die zentrale Ansprechperson im Kundenkontakt – was es besonders schwer macht, zwischen persönlicher Kundenbindung und konsequentem Forderungsmanagement zu trennen. Das Ergebnis: Viele Unternehmen tappen im Dunkeln – zwischen vorsichtiger Erinnerung, stillem Frust und nicht selten resigniertem Aufgeben
Erfolgreiches Forderungsmanagement basiert vor allem auf Nähe zum Kunden, dem richtigen Gespür für Mahnungen und der konsequenten Einhaltung von Fristen sowie der Möglichkeit, die Schuldner genau überwachen zu können.
Nathalie Paris, Director - Indemnification & Recovery, France, Europe und West Africa.
Professionelles Inkasso: Ihre unterstützende Notfalllösung
Die Sicherung der Liquidität ist für Kleinst- und Kleinunternehmen (VSEs und KMU) von zentraler Bedeutung. Es gibt verschiedene Hebel, um den Kapitalbedarf zu senken und den Cashflow zu verbessern – doch das Forderungsmanagement wird oft vernachlässigt. Dabei kann es über Wachstum oder Überleben eines Unternehmens entscheiden.
Für Unternehmen ohne eigene personelle oder finanzielle Ressourcen ist das Outsourcing von Inkasso eher eine Investition als ein Kostenfaktor. Neben eingesparter Zeit und Entlastung hilft es, Liquiditätsengpässe zu vermeiden, die finanzielle Leistung zu optimieren und die Rentabilität zu steigern – und schafft darüber hinaus Raum für nachhaltige Unternehmensentwicklung.
Warten Sie nicht, bis offene Forderungen uneinbringlich werden. Professionelle Inkassolösungen wie die von Coface bieten Ihnen:
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