Zahlungsverzug, Liquiditätsengpässe und Insolvenzen: Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind dem Risiko offener Forderungen besonders stark ausgesetzt und stehen daher an vorderster Front, wenn es zu Schwierigkeiten kommt. Wenn die Auftragslage rückläufig ist, sich Zahlungsziele verlängern und der Cashflow unsicher ist, ist es höchste Zeit, die Kontrolle über Außenstände zurückzugewinnen. Hier finden Sie unsere Empfehlungen, wie Sie Ihre Liquidität absichern und die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens stärken.
Warum Sie Ihren Außenständen volle Aufmerksamkeit schenken sollten
Kleinstunternehmen und KMUs stehen ständig unter Druck: ein unsicheres wirtschaftliches Umfeld, regulatorische Anforderungen, Liquiditätsprobleme, komplexe Administration und immer längere Zahlungsziele. In diesem Kontext wird das Forderungsmanagement zu einer strategischen – wenn nicht sogar überlebenswichtigen – Aufgabe im Finanzmanagement kleiner Unternehmen.
Dennoch werden Außenstände in den meisten Fällen vernachlässigt und oft direkt vom CEO eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens verwaltet. Das Problem dabei: Geschäftsführende von Kleinstunternehmen und KMUs sind auf allen Ebenen gefordert, verfügen nur selten über geeignete Tools oder Ressourcen und sind häufig überlastet – es fehlt an spezialisierten Mitarbeitenden und technischer Unterstützung. Die Folge ist ein ineffizienter, zeitintensiver Prozess, der die Liquidität zusätzlich belastet.
Dabei kann eine konsequente Zahlungsüberwachung, eine effektive Mahnstrategie und die frühzeitige Einschätzung von Kundenrisiken einen entscheidenden Unterschied machen. Es gibt einfache Maßnahmen, zugängliche Tools und bewährte Lösungen, mit denen Sie Ihre Außenstände wieder in den Griff bekommen und in einen Hebel für finanzielle Stabilität und Performance verwandeln können.
1 – Cashflow vorausschauend planen
Im Rahmen Ihrer täglichen Geschäftstätigkeit gewähren Sie Ihren Partnern regelmäßig Zahlungsziele. Damit bieten Sie Ihren Kunden kurzfristige Finanzierungsmöglichkeiten – ganz ohne den Umweg über eine Bank oder ein Finanzinstitut. Das Problem: Diese gängige Praxis setzt Ihr Unternehmen zwangsläufig einem Zahlungsausfallrisiko aus.
Kleine Unternehmen agieren in einem herausfordernden Umfeld, das nicht nur von konjunkturellen Schwierigkeiten, sondern auch von strukturellen Schwächen geprägt ist. In einem Kontext, in dem verspätete Zahlungen und sinkende Nachfrage die Liquidität belasten, ist eine klare Übersicht über Finanzströme unverzichtbar. So können Sie frühzeitig Finanzierungslücken erkennen, rechtzeitig mit Partnern verhandeln, den Liquiditätsbedarf präziser ermitteln, böse Überraschungen vermeiden und fundiertere Entscheidungen treffen.
Zur täglichen Steuerung Ihrer Forderungen empfiehlt sich ein einfaches, regelmäßig aktualisiertes Dashboard. Dieses zeigt Ihnen erwartete Ein- und Auszahlungen und macht kritische Außenstände sichtbar. Ergänzend ermöglichen leicht bedienbare digitale Tools (z. B. Excel, Buchhaltungssoftware, Bank-Plattformen) eine Automatisierung dieser Überwachung.
Diese tägliche Kontrolle ist ein grundlegender Management-Reflex, der oft schon ausreicht, um Ihre Liquidität abzusichern, Ihr Unternehmen entspannter zu führen und drohende Engpässe frühzeitig zu erkennen.
2 – Netto-Cashflow: Ihr finanzieller Kompass, um auf Kurs zu bleiben
Um den finanziellen Zustand Ihres Unternehmens zuverlässig einzuschätzen, sollten Sie regelmäßig Ihren Netto-Cashflow berechnen. Dabei handelt es sich um die Differenz zwischen Ihren verfügbaren Mitteln (Barbestand oder Bankguthaben) und Ihren kurzfristigen Verbindlichkeiten. Oder anders gesagt: Der Netto-Cashflow zeigt, ob Sie Ihre aktuellen Verpflichtungen erfüllen können. Ein positiver Netto-Cashflow verschafft Ihnen den notwendigen Handlungsspielraum, um kurzfristige Unwägbarkeiten abzufedern.
Ein ausgeglichener oder gar negativer Netto-Cashflow hingegen ist ein Warnsignal. Er deutet auf akute Spannungen hin, auf potenzielle Blockaden – bis hin zur drohenden Zahlungsunfähigkeit. In solchen Fällen ist rasches Handeln gefragt: Überfällige Forderungen eintreiben, mit Lieferanten verhandeln, Lagerbestände abbauen oder gezielt Ausgaben reduzieren.
Diese einfache, aber essenzielle Kennzahl ist ein wirkungsvolles Instrument für unternehmerische Entscheidungen. Sie unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen nachhaltig zu steuern, ohne auf kurzfristige Finanzierungen wie Kontokorrentkredite, Lieferantenkredite oder Inkassodienstleistungen angewiesen zu sein – und sichert so Ihre Investitionsfähigkeit langfristig ab.
3 – Schnell und korrekt fakturieren
Ein klar strukturierter und gut definierter Rechnungsprozess ist die erste Verteidigungslinie gegen verspätete Zahlungen:
- Wer ist in Ihrem Unternehmen für das Rechnungswesen zuständig?
- Wann werden Rechnungen erstellt?
- In welchem Format und über welchen Kanal werden sie verschickt?
Diese Fragen sollten intern eindeutig geklärt sein. Denn: Eine Rechnung, die zügig versendet wird, alle Pflichtangaben korrekt enthält und den gesetzlichen Anforderungen entspricht, wird mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit fristgerecht bezahlt.
Ein organisierter und konsequenter Rechnungsprozess reduziert Ihre durchschnittlichen Forderungslaufzeiten erheblich. Je kürzer dieser Zeitraum, desto gesünder Ihre Liquidität. Darüber hinaus minimiert ein strukturierter Ablauf potenzielle Streitfälle, verbessert die Kundenbeziehung und stärkt die Professionalität und das Image Ihres Unternehmens – ein einfacher, aber äußerst wirkungsvoller Hebel.
Die Automatisierung Ihrer Rechnungslegung mithilfe digitaler Lösungen (z. B. ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware) spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Zuverlässigkeit im gesamten Fakturierungs- und Mahnprozess. Achten Sie zudem darauf, alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben sowie Ihre Zahlungsbedingungen klar aufzuführen – und implementieren Sie ein konsequentes Nachverfolgungssystem für Ihre Rechnungen.
KENNEN SIE SCHON ALYX? Alyx ist Ihr digitaler Assistent für das digitale Kreditmanagement und hilft, Ihre Risiken im gesamten Lead-to-Cash-Prozess im Blick zu behalten.
Entdecken Sie Alyx!
4 – Dranbleiben: Kontaktieren Sie Ihre Kunden schon am nächsten Tag!
Wenn Ihre Kunden bereits am Tag nach dem Fälligkeitsdatum eine Zahlungserinnerung erhalten, senden Sie ein klares Signal: Sie behalten Ihre Außenstände genau im Blick, agieren aufmerksam und organisiert. Genau diese Konsequenz ist entscheidend, damit aus verspäteten Zahlungen keine Forderungsausfälle werden.
Bei unbezahlten Rechnungen zählt jeder Tag. Je länger Sie mit der Nachverfolgung warten, desto geringer sind die Chancen, dass die Forderung noch beglichen wird. Ein frühzeitiger Hinweis genügt oft, um eine vergessene oder übersehene Rechnung ins Gedächtnis zu rufen. Regelmäßiger Kontakt mit säumigen Zahlern wirkt deutlich besser als eine verspätete, formelle Mahnung – und ermöglicht es Ihnen außerdem, zahlungsschwache Kunden frühzeitig zu identifizieren und eine einvernehmliche Lösung zu finden.
Standardisieren Sie Ihre Mahnprozesse (E-Mail, Anruf, Einschreiben) und nutzen Sie automatisierte Tools, um diesen zeitintensiven Schritt effizient zu gestalten. Wichtig: Protokollieren Sie jeden Kontakt und jedes Schreiben sorgfältig – so sind Sie im Streitfall auf der sicheren Seite.
5 – Zahlungsbedingungen: Ihr Verbündeter gegen verspätete Zahlungen
Gerade kleinste sowie kleine und mittelständische Unternehmen versäumen es häufig, ihre Zahlungsbedingungen klar zu definieren – mit dem Ergebnis, dass Kunden die fehlende Struktur ausnutzen oder eigene Bedingungen durchsetzen. Dabei ist es relativ einfach, durch klare AGB, Anzahlungsregelungen oder Verzugszinsen die eigene Liquidität abzusichern. So lässt sich z. B. die durchschnittliche Forderungslaufzeit deutlich senken, wenn Sie kürzere Zahlungsziele verhandeln und Anzahlungen direkt bei Auftragserteilung verlangen. Das senkt Ihr Risiko und schützt Ihren Cashflow.
Die vertraglichen Bedingungen sollten eindeutig formuliert, leicht zugänglich und konsequent vor Vertragsabschluss kommuniziert werden. Sie schaffen einen rechtlich belastbaren Rahmen. Anzahlungen sichern einen Teil Ihres Umsatzes bereits zu Beginn der Leistungserbringung ab. Verzugszinsen wirken doppelt: Sie schrecken ab und schaffen im Ernstfall Ausgleich. Selbst wenn sie selten durchgesetzt werden – allein die Erwähnung steigert die Zahlungsmoral. Erinnern Sie Ihre Kundschaft auch in Mahnungen ausdrücklich an diese Regelungen.
6 – Kundenrisiken erkennen: Frühwarnsignale deuten
Nicht alle Kunden stellen dasselbe Risiko dar. Doch bei bestimmten Anzeichen sollten Sie wachsam sein: wiederholte Zahlungsverzögerungen, ungewöhnliche Anfragen, ein verändertes Verhalten in der Geschäftsbeziehung – all das können Hinweise auf finanzielle Schwierigkeiten sein. Diese Risikoeinschätzung sollte ein fester Bestandteil Ihres Vertriebsprozesses sein.
Nutzen Sie Instrumente zur Prävention von Zahlungsausfällen und zur Analyse von Kundenbonität, z. B. Warenkreditversicherungen oder Wirtschaftsauskünfte. Solche Services bewerten die Ausfallwahrscheinlichkeit und helfen Ihnen, Ihre Geschäftspartner besser einzuschätzen. So können Sie Zahlungsbedingungen an die finanzielle Lage Ihrer Kundschaft anpassen und Ihre Risiken begrenzen. Das schützt nicht nur Ihre Liquidität, sondern ermöglicht es Ihnen auch, sich auf die zuverlässigsten Geschäftspartner zu konzentrieren.
7 – Forderungsmanagement digitalisieren, Liquidität verbessern
Die Digitalisierung des Forderungsmanagements gehört aktuell zu den wichtigsten Hebeln für mehr finanzielle Effizienz in Unternehmen. Elektronische Rechnungsstellung, automatisierte Erinnerungen und geplante Mahnläufe sparen Zeit, reduzieren Fehler und verschaffen Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Liquidität – und erleichtern so die Leitung und Steuerung des Unternehmens.
Über den praktischen Nutzen hinaus steigern digitalisierte Prozesse die Realisierungsquote Ihrer Forderungen und verkürzen die Zahlungsdauer deutlich. Auf dem Markt gibt es zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Mittelständlern zugeschnitten sind – von Rechnungssoftware über CRM-Systeme bis hin zu Zahlungsplattformen. Die Investitionskosten sind dabei oft gering im Vergleich zum erzielten Effizienzgewinn.
Wichtig ist, dass Sie auf einfache, kompatible und bedarfsgerechte Tools setzen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen.
8 – Inkasso: Handeln Sie frühzeitig, bevor es zu spät ist!
In der aktuellen Lage lastet das Risiko verspäteter Zahlungen schwer auf vielen Unternehmen – weltweit. Das Zahlungsverhalten verschlechtert sich spürbar: Zahlungsverzüge nehmen zu, Zahlungsziele verlängern sich und die Zahl der Insolvenzen steigt bedenklich.
Gerade Kleinstunternehmen und KMUs verfügen nur über begrenzte finanzielle Reserven, um solche Turbulenzen zu überstehen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Paradoxerweise machen viele kleine Unternehmen die finanziellen Schwierigkeiten ihrer Kundschaft für Zahlungsausfälle verantwortlich – doch nur wenige ziehen tatsächlich Inkassomaßnahmen in Betracht, da diese als aufwendig, teuer, komplex und wenig erfolgversprechend gelten.
Dabei ist jede verspätete Zahlung – unabhängig von der Höhe – ein ernstzunehmendes Risiko. Sie schwächt nicht nur Ihre Liquidität, sondern kann im Extremfall sogar die Existenz Ihres Unternehmens gefährden. Beispiel: Um einen Zahlungsausfall von 5.000 € zu kompensieren, muss ein Unternehmen mit einer Marge von 10 % ganze 50.000 € zusätzlichen Umsatz generieren. Der tatsächliche Schaden ist also deutlich höher, als es auf den ersten Blick erscheint!
Je länger Sie mit dem Forderungseinzug warten, desto größer ist das Risiko, dass die Forderung uneinbringlich wird. Schon am Tag nach dem Fälligkeitsdatum sollten Sie aktiv werden, Ihre Kunden kontaktieren und einen klaren Ablauf einleiten. Gerade in den ersten Tagen lassen sich oft einvernehmliche Lösungen finden – und diese werden auch mit höherer Wahrscheinlichkeit eingehalten.
9 – Offene Forderungen? Damit müssen Sie nicht allein zurechtkommen
Auch für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es externe Lösungen, um sich gegen Zahlungsausfälle abzusichern und bei Problemen den Zahlungseingang zu garantieren. Warenkreditversicherungen, Factoring oder Inkassodienstleister sind wirkungsvolle Instrumente, die jedoch von vielen Entscheidungsträgern noch zu selten genutzt werden – häufig aus Unkenntnis oder aus Sorge vor Komplexität.
Eine leistungsstarke Option im Risikomanagement ist die Warenkreditversicherung. Sie schützt Ihre Forderungen gegenüber Kunden vor Zahlungsausfällen – indem sie unter definierten Bedingungen den Zahlungseingang im Schadensfall garantiert. So können Sie Ihre Geschäftsentwicklung aktiv absichern, Risiken frühzeitig erkennen und im Ernstfall das Forderungsmanagement an Profis übergeben – etwa mit Lösungen wie EasyLiner, der digitalen All-in-One-Kreditversicherung speziell für kleine Unternehmen.
Factoring wiederum verschafft Ihnen sofortige Liquidität: Eine spezialisierte Factoringgesellschaft übernimmt Ihre Forderungen und zahlt Ihnen den Betrag – abzüglich Gebühren – direkt aus. Diese flexible Finanzierungsform stärkt Ihre Bilanz und sichert den Cashflow.
Ebenfalls unterschätzt, aber oft entscheidend: Inkasso. Für Unternehmen ohne eigene Ressourcen kann das Outsourcing des Forderungseinzugs eine wirksame und rentable Lösung sein. Voraussetzung für den Erfolg ist ein schneller, strukturierter und verhältnismäßiger Prozess. Mit über 200 Inkasso-Experten und einem Netzwerk von 250 juristischen Partnern in 190 Ländern hilft Coface Unternehmen dabei, offene Forderungen effizient einzutreiben – ohne dabei die Kundenbeziehung unnötig zu belasten.
10 – Finanzwissen: Eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens
Zentrale Kennzahlen verstehen, Bilanzen analysieren können, Zahlungsziele richtig einordnen, die tatsächlichen Auswirkungen offener Forderungen erkennen und Kunden- oder Lieferantenrisiken frühzeitig identifizieren – all das sind essenzielle Fähigkeiten, um Ihr Unternehmen eigenständig und vorausschauend zu führen.
Eine solide Finanzkompetenz ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse besser zu strukturieren, Ihre Performance mithilfe digitaler Analysetools zu optimieren und eine wirksame Strategie zur Vermeidung von Zahlungsausfällen zu entwickeln. Das gilt nicht nur für Geschäftsführer von Kleinstunternehmen oder Mittelständlern, sondern auch für die Mitarbeitenden in den Bereichen Rechnungsstellung, Kundenmanagement und Buchhaltung.
Kurztrainings, Webinare oder individuelle Coachings – wie sie z. B. von Coface angeboten werden – helfen Ihnen dabei, fundiertes Know-how im Bereich Forderungs- und Risikomanagement aufzubauen. Kontinuierliche Weiterbildung und ein gutes Verständnis wirtschaftlicher Entwicklungen sowie länderspezifischer und branchenspezifischer Risiken sind eine nachhaltige Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Entdecken Sie EasyLiner – die digitale All-in-One-Lösung für Ihre Warenkreditversicherung
Warenkreditversicherung, Wirtschaftsauskünfte, Inkasso, Factoring: Finden Sie die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt – sprechen Sie jetzt mit unseren Experten!
